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培训知识

《物业管理实务》知识点:物业管理档案的检索

来源:网络整理   日期:2016-09-09 02:21
纸介质档案检索: 纸介质档案的检索工具种类很多,物业管理档案管理常用的检索工具有:目录、簿式索引、指南、

  纸介质档案检索(suo):

  纸介质档(dang)案(an)的(de)检(jian)(jian)索(suo)工具种(zhong)类很多,物业管理档(dang)案(an)管理常用的(de)检(jian)(jian)索(suo)工具有:目录、簿式索(suo)引(yin)、指(zhi)南、卡片式检(jian)(jian)索(suo)工具等。

  1.常用检索工具的编制方法

  (1)分类卡片(pian)目录(lu)

  分类(lei)(lei)卡片目(mu)录是根(gen)据档案分类(lei)(lei)的(de)(de)逻辑关系(xi)建立的(de)(de)目(mu)录体系(xi)。这类(lei)(lei)目(mu)录的(de)(de)优点(dian)是系(xi)统性(xing)(xing)、灵活性(xing)(xing)高,但(dan)难度较大,需要一定的(de)(de)时间。

  (2)专题卡片分类

  专题(ti)(ti)卡片目录是(shi)按(an)某一特(te)定的(de)题(ti)(ti)目,将同一主题(ti)(ti)内(nei)(nei)容(rong)或(huo)属性(xing)的(de)各类文献组合,以卡片形(xing)式提供档(dang)案室某一专题(ti)(ti)档(dang)案内(nei)(nei)容(rong)。

  (3)主(zhu)题卡(ka)片目录

  主(zhu)题卡片目录是指以规范关键字(zi)、词(ci)组织(zhi)档案相关内容的索引(yin)系统。

  (4)名称索引

  名(ming)(ming)称索(suo)(suo)引(yin)(yin)是指(zhi)以(yi)字(zi)母或其他(ta)文字(zi)排序方(fang)法(fa)的(de)顺序将(jiang)全(quan)宗内档案文件所(suo)涉及的(de)单位按名(ming)(ming)称制(zhi)作(zuo)索(suo)(suo)引(yin)(yin),以(yi)提供使用(yong)的(de)索(suo)(suo)引(yin)(yin)编制(zhi)方(fang)法(fa)。

  2.档案提供利用的方式

  (1)档案检索的(de)步骤和方法

  档案检索的一(yi)般步骤和方法是:分析应用需(xu)求,明确检索范围或根(gen)据索引(yin)的指引(yin),查找到需(xu)要的档案文件。

  (2)档案提供利用的方式

  档(dang)(dang)案提(ti)供利(li)用(yong)的一般(ban)方(fang)式有:档(dang)(dang)案室(shi)查阅(yue),外借,制作副(fu)本(ben),向查阅(yue)者提(ti)供档(dang)(dang)案及档(dang)(dang)案检索专业知识与(yu)方(fang)法等。

 
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